Code of Conduct - Innkjøp

1. Innledning

1.1 FLOW Group AS, org.nr. 917 095 493.

1.2 FLOW Group er opptatt av å drive bærekraftig og anerkjenner sin forpliktelse til å fremme respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, slik disse fremkommer i internasjonale konvensjoner og norske lover. Dette gjelder både egen virksomhet, våre leverandører og våre forretningspartnere. FLOW Group vil bl.a. utføre aktsomhetsvurderinger slik disse fremgår av den norske åpenhetsloven.

1.3 FLOW Group respekterer at våre leverandører driver sin egen forretning og selv har ansvar for sine ansatte, men måten leverandørene driver sin forretning på kan både styrke og skade tilliten til våre kunder og vårt omdømme. For å ivareta de mål og krav som er omtalt ovenfor i punkt 1.2, har FLOW Group derfor utviklet et sett med retningslinjer (Code of Conduct) som er et minimumskrav våre leverandører og forretningspartnere skal følge. FLOW Group sine leverandører og forretningspartnere skal derfor tiltre denne Code of Conduct for å kunne levere varer og tjenester til vårt selskap og dens kunder.

1.4 FLOW Group vil kontinuerlig utvikle Code of Conduct og slik den praktiseres og vil ha jevnlig dialog med leverandører og forretningspartnere for å skape forbedringer.

2. Krav til leverandører og forretningspartnere

2.1 FLOW Group krever at alle forretningspartnere, leverandører og deres underleverandører respekterer og overholder Code of Conduct og de prinsippene som understøtter disse.

2.2 Forretningspartnere og leverandører skal medvirke til at FLOW Group skal kunne føre kontroll med overholdelse av Code of Conduct og at FLOW Group overholder lovpålagte forpliktelser. Dette innebærer at leverandører eller forretningspartnere på anmodning fra FLOW Group skal oppgi opplysninger som er nødvendige for FLOW Group for å kunne overholde sine forpliktelser i henhold til internasjonale konvensjoner og norske lover. Avslag på en anmodning om opplysninger fra FLOW Group må begrunnes. FLOW Group skal på sin side ikke be om opplysninger utover det som anses for nødvendig for å overholde sine forpliktelser. FLOW Group forbeholder seg retten til å gjennomføre uvarslede bedriftsbesøk hos sine leverandører og forretningspartnere.

2.3 Forretningspartnere og leverandører må videre kunne dokumentere at Code of Conduct etterleves. Det kan gjøres ved f.eks. svar på spørsmål fra FLOW Group, egenerklæring, oppfølgingssamtaler med FLOW Group og/eller kartlegging av arbeidsforholdene på virksomhets- og/eller produksjonssted. Dersom FLOW Group ønsker å kartlegge underleverandør, plikter leverandøren å oppgi navn og kontaktopplysninger på denne. FLOW Group har rett til å gjennomføre både planlagte og uanmeldte besøk hos leverandør eller forretningspartner for undersøkelser for å sikre overholdelse av disse Code of Conduct.

2.4 FLOW Group og FLOW Groups leverandører og forretningspartnere skal unngå handelspartnere som har aktiviteter i land der det er bred internasjonal oppslutning om at bør boikottes.

2.5 Forretningspartnere, leverandører og deres underleverandører skal overholde de forpliktelser som følger av lov og bestemmelser som fremgår av Vedlegg 1.

3. Taushetsplikt

3.1 Informasjon som FLOW Group sine leverandører og forretningspartnere blir kjent med i forbindelse med avtale og gjennomføringen av avtale med FLOW Group, skal behandles konfidensielt, skal kun brukes for å oppfylle forpliktelser i henhold til avtalen og ikke gjøres tilgjengelig for utenforstående uten samtykke fra FLOW Group.

3.2 Taushetsplikt etter denne bestemmelsen er ikke til hinder for utlevering av informasjon som kreves fremlagt i henhold til lov eller forskrift. Om mulig, skal den annen part varsles før slik informasjon gis.

3.3 Taushetsplikten er ikke til hinder for at opplysningene brukes når ingen berettiget interesse tilsier at de holdes hemmelig, for eksempel når de er alminnelig kjent eller alminnelig tilgjengelig andre steder.

3.4 Partene skal ta nødvendige forholdregler for å sikre at uvedkommende ikke får innsyn i eller kan bli kjent med taushetsbelagt informasjon.

3.5 Taushetsplikten er ikke tidsbegrenset.

FLOW Group Code of Conduct – Tiltredelseserklæring

Undertegnede som representant for vår virksomhet forstår og aksepterer alle vilkår og forpliktelser som følger av FLOW Group sin Code of Conduct. Ved brudd på Code of Conduct, er virksomheten forpliktet til å underrette FLOW Group og FLOW Group har rett til å iverksette tiltak FLOW Group finner nødvendig.

Vedlegg 1

1. Lov om virksomheters åpenhet og arbeid med grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold (Åpenhetsloven)

1.1. Leverandøren og/eller forretningspartneren skal vurdere om deres virksomhet er omfattet av åpenhetsloven bestemmelser. Dersom virksomheten anses for omfattet, skal leverandøren og forretningspartneren gjennomføre løpende aktsomhetsvurderinger og redegjøre for disse på årlig basis. Leverandøren og/eller forretningspartneren skal videre gjøre sine redegjørelse for aktsomhetsvurderingene offentlig tilgjengelig på sine hjemmesider i tråd med åpenhetsloven, og skal på forespørsel fra utenforstående oppgi informasjon om hvordan virksomheten håndterer faktiske og potensielle negative konsekvenser identifisert i aktsomhetsvurderingene.

2. Tvangsarbeid/slavearbeid (ILO-konvensjon nr. 29 og 105)

2.1 Det skal ikke foregå noen form for tvangsarbeid, slavearbeid eller ufrivillig arbeid hos leverandører, underleverandører og forretningspartnere.

2.2 Leverandører, underleverandører og forretningspartnere skal ikke kreve at arbeiderne må levere depositum eller identitetspapirer til arbeidsgiver og skal være fri til å avslutte arbeidsforholdet med rimelig oppsigelsestid.

3. Fagorganisering og kollektive forhandlinger (ILO-konvensjon nr. 87, 98 og 135)

3.1 Arbeiderne hos leverandør, underleverandør og forretningspartnere skal uten unntak ha rett til å slutte seg til eller etablere fagforeninger etter eget valg, og til å forhandle kollektivt.

3.2 Leverandører, underleverandører og forretningspartnere skal ikke diskriminere fagforeningsrepresentanter, eller hindre dem i å utføre sitt fagforeningsarbeid.

3.3 Dersom disse rettigheter er begrenset ved lov, skal leverandører, underleverandører og forretningspartnere legge til rette for, og ikke i noe tilfelle hindre, parallelle mekanismer for fri og uavhengig organisering og forhandling.

4. Barnearbeid (FNs konvensjon om barnets rettigheter; ILO-konvensjoner 79, 138 og 182)

4.1 Leverandører, underleverandører og forretningspartnere skal ikke ansette barn under 18 år til å utføre arbeid som setter helse eller sikkerhet i fare, inkludert nattarbeid.

4.2 Leverandører, underleverandører og forretningspartnere skal ikke ansette barn under 15 år (14 eller 16 år i visse land) til å utføre arbeid som kan være til skade for deres utdanning.

4.3 Nyrekruttering av barnearbeidere i strid med overnevnte konvensjoner er uakseptabelt. Dersom det allerede foregår slikt barnearbeid, skal det arbeides for snarlig utfasing. Det skal

samtidig legges til rette for at barna gis mulighet til livsopphold og utdanning inntil barnet ikke lenger er i skolepliktig alder.

5. Diskriminering (ILO-konvensjoner nr. 100 og 111 og FNs kvinnediskrimineringskonvensjon)

5.1 Det skal ikke foregå noen diskriminering i arbeidslivet hos leverandører, underleverandører og forretningspartnere basert på etnisk tilhørighet, religion, alder, uførhet, kjønn, ekteskapsstatus, seksuell orientering, fagforeningsmedlemskap eller politisk tilhørighet.

5.2 Leverandører, underleverandører og forretningspartnere skal sørge for at det skal etableres vern mot seksuelt påtrengende, truende, fornærmende eller utnyttende adferd og mot diskriminering eller oppsigelse på usaklig grunnlag, f.eks. ekteskap, graviditet, foreldrestand eller status som HIV smittet.

6. Brutal behandling

6.1 Fysisk mishandling eller avstraffing, eller trussel om fysisk mishandling skal være forbudt. Det samme gjelder seksuelt eller annet misbruk, og forskjellige former for ydmykelser.

7. Helse, miljø og sikkerhet (ILO-konvensjon nr. 155)

7.1 Det skal arbeides for å skaffe arbeiderne hos leverandører, underleverandører og forretningspartnere et sikkert og sunt arbeidsmiljø. Nødvendige tiltak skal iverksettes for å forhindre og minimere ulykker og helseskader som resultat av, eller relatert til forhold på arbeidsplassen.

7.2 Arbeidene skal ha jevnlig og dokumentert opplæring i helse og sikkerhet. Helse og sikkerhetsopplæring skal gjentas for nyansatte.

7.3 Arbeiderne skal ha tilgang til rene sanitetsfasiliteter og rent drikkevann. Hvis relevant skal arbeidsgiver også besørge tilgang til fasiliteter for helsesikker oppbevaring av mat.

7.4 Hvis arbeidsgiver stiller losji, skal dette være rent, sikkert og tilstrekkelig ventilert og med tilgang til rene sanitærfasiliteter og rent drikkevann.

8. Lønn (ILO-konvensjon nr. 131)

8.1 Lønn til arbeiderne hos leverandører, underleverandører og forretningspartnere skal minst være i tråd med nasjonale minstelønnsbestemmelser eller industriens standard, og alltid tilstrekkelig til å dekke grunnleggende behov.

8.2 Lønnsforhold og utbetaling av lønn skal være skriftlig avtalefestet før arbeid påbegynnes. Avtalen skal være forståelig for arbeideren.

8.3 Fratrekk i lønn som disiplinærreaksjon skal ikke tillates.

9. Arbeidstid (ILO-konvensjon nr. 1 og 14)

9.1 Arbeidstiden hos leverandører, underleverandører og forretningspartnere skal være i tråd med nasjonale lover eller industriens standard, og ikke overstige arbeidstid i samsvar med gjeldende internasjonale konvensjoner. Det anbefales at arbeid per uke ikke overstiger 48 timer (8 timer per dag).

9.2 Arbeiderne skal ha minst 1 fridag i uken.

9.3 Overtid skal være begrenset. Det anbefales maksimum 12 timer per uke.

9.4 Arbeiderne skal alltid ha overtidstillegg, minimum i tråd med gjeldende lover.

10. Regulære ansettelser

10.1 Forpliktelser ovenfor arbeiderne hos leverandører, underleverandører og forretningspartnere i tråd med internasjonale konvensjoner og/eller nasjonale lover og regler om regulære ansettelser, skal ikke omgås gjennom bruk av kortidsengasjement (som bruk av kontraktsarbeidere, løsarbeidere og dagarbeidere), underkontraktører eller andre arbeidsrelasjoner.

10.2 Alle arbeidere har krav på arbeidskontrakt på et språk de forstår.

10.3 Lærlingsprogram skal være klart definert med hensyn til varighet og innhold.

11. Marginaliserte befolkningsgrupper

11.1 Produksjonen, og uttaket av råvarer til produksjonen, hos leverandører, underleverandører og forretningspartnere skal ikke bidra til å ødelegge store landarealer eller andre naturressurser som disse befolkningsgruppene er avhengige av.

12. Miljø

12.1 Miljøtiltak vurderes i hele produksjons- og distribusjonskjeden hos leverandører, underleverandører og forretningspartnere, fra råvareproduksjon til utsalg. Både lokale, regionale og globale miljøaspekter skal ivaretas. Viktige miljøutfordringer som leverandørene og forretningspartnere forventes å motarbeide er tap av biologisk mangfold, langsiktige skader på økosystemer, forurensing av atmosfæren som har konsekvenser for klimaet, skader på maritime økosystemer og jordforringelser forårsaket av bruk av kjemikalier. Det forventes at leverandøren arbeider med avfallshåndtering og utfasing av bruk av ikke-fornybare ressurser. Det skal ikke drives rovdrift på lokalmiljøet på produksjonsstedet, og det skal tas hensyn slik at det ikke blir skadet av forurensning. Det forventes at leverandører og forretningspartnere velger moderne og effektiv teknologi som minsker utslippet av drivhusgasser og andre utslipp fra produkter og tjenester.

12.2 Nasjonal og internasjonal miljølovgivning og reguleringer skal overholdes.

12.3 Relevante utslippstillatelser er innhentet der det er nødvendig.